INTRODUCCION
Los
documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresas.
Su
misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales
acciones.
Finalmente
estos documentos permiten controlar las
operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de
los asientos de contabilidad.
La
misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme
surge de lo siguiente:
·
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen
en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
·
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio
·
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
·
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Son
una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen
la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Clasificación:
·
Externos
·
Internos
De uso interno
De uso externo
Los
comprobantes externos son aquellos
emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa.
Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los
comprobantes internos son los
documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular
en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
Por
otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los
instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración
contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes
comercializan cosas muebles.
Quienes
comercializan o prestan servicios.
Quienes
se dedican a la locación de bienes.
Conservación:
Los
documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.
COMPROBANTES
QUE INTERVIENEN EN:
CONCERTACIÓN DE LA
OPERACIÓN;
- ORDEN
DE COMPRA O NOTA DE PEDIDO
- NOTA
DE VENTA
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA
- REMITO
- FACTURA
- Ticket
CIRCULACIÓN DE VALORES
- Contado: Cheque
- Crédito: Recibo
- Nota
de débito
- Nota
de crédito
- Resumen
de cuenta
- Pagaré
Es un documento mediante el cual una persona o empresa
formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no
obliga a realizar la operación.
Deberán
extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo
suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
Se
llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las
mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de
entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado
el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que
toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la
misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a
ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.
Se
utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes
vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la
factura.
El
remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se
entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los
efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala
sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el
triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías
salidas.
Es
la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta.
Con
este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor
del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como
mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la
venta y el cargo al comprador.
La
factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda
concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio
de prueba legal
REQUISITOS:
RESPECTO
DEL VENDEDOR:
- Nombre
y apellido, o razón social.
- Domicilio
legal.
- Clave
única de identificación tributaria (C.U.I.T.).
- Número
de inscripción en el Impuesto a los Ingresos Brutos.
- Condición
respecto al Impuesto al Valor agregado.
- Fecha
de emisión
- Numeración
preimpresa, consecutiva y progresiva.
- Código
de identificación del documento (A, B o C).
- Fecha
de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.
RESPECTO
DEL COMPRADOR:
- Nombre
y apellido, o razón social.
- Domicilio.
- Condición
respecto del IVA.
- Clave
única de identificación tributaria.
- Número
de inscripción en los ingresos brutos.
RESPECTO DE LA MERCADERÍA VENDIDA:
- Cantidad
y descripción.
- Precio
unitario.
- Importe
total.
- Condiciones
de venta.
- Número
de remito.
RESPECTO
DE LA IMPRENTA:
- Nombre
y apellido, o razón social.
- Clave
única de identificación tributaria.
- Fecha
en la que se realizó la impresión.
- Primero
y último números de los documentos impresos.
- Número
de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión).
- Fecha
de vencimiento.
Llámase
así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que la misma indica.
Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la
facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Varios
son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los
siguientes:
En
los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó
a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En
los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se
debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Es
el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de
comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.
Algunos
casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de
facturación.
Llámase cheque a una orden de pago pura y simple
librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su
orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no
una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe
ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades
particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a) al
portador
b) a
favor de una persona determinada, con la cláusula “a la orden o sin ella”.
c) a
favor de una persona determinada, con la cláusula “no a la orden u otra equivalente”.
El recibo es una constancia de pago o de haber
recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la
prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Llamase pagaré al documento por el cual una persona se
compromete a para a otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero
determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
RESUMEN DE CUENTA
Es
usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la
finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente
de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios
registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente
el saldo pendiente.
No hay comentarios:
Publicar un comentario